Πώς κάνω απογραφή χωρίς να κλείσω το κατάστημα μια μέρα

Κανένα σύστημα δεν μένει σωστό μόνο του. Ένα προϊόν σπάει και πετιέται, μια παραλαβή περνάει με λάθος ποσότητα, κάποιος πουλάει από τον πάγκο κάτι που δεν είχε καταχωριστεί. Κάθε μικρό λάθος μένει στα βιβλία μέχρι να το μετρήσει κάποιος.

Για ένα κατάστημα που πουλάει και online, το κόστος φαίνεται γρήγορα: ο πελάτης παραγγέλνει κάτι που το e-shop έδειχνε διαθέσιμο και το ράφι είναι άδειο. Η απογραφή είναι ο τρόπος να διορθώνετε τα βιβλία πριν το ανακαλύψει ο πελάτης.

Η ολική απογραφή μια φορά τον χρόνο έχει θέση, αλλά ανάμεσα στις δύο το απόθεμα ξεφεύγει. Πιο πρακτικό είναι να χωρίσετε το κατάστημα σε ζώνες, ένα ράφι, μια βιτρίνα, μια αποθήκη, και να μετράτε μία ή δύο κάθε εβδομάδα.

Ξεκινήστε από ό,τι πουλάει πολύ ή κοστίζει πολύ. Εκεί ένα λάθος σάς κοστίζει περισσότερο. Τα προϊόντα που κινούνται αργά μπορούν να περιμένουν τη μεγάλη μέτρηση.

Μετράτε ό,τι βρίσκετε στο ράφι, όχι τη διαφορά από αυτό που περιμένατε. Γράφετε «έχω 14», όχι «λείπουν 2». Έτσι δεν χρειάζεται να ξέρετε τι έλεγε το σύστημα, και ένα λάθος στην πρόσθεση δεν γίνεται δεύτερο λάθος στο απόθεμα.

Κάτι που δεν μετρήσατε δεν είναι μηδέν. Αν σε μια ζώνη μετρήσατε τα μισά προϊόντα, τα άλλα μισά μένουν όπως ήταν μέχρι την επόμενη φορά. Το χειρότερο λάθος μιας απογραφής είναι να μηδενίσει όσα απλώς δεν πρόλαβε κανείς.

Αν πουλάτε όσο μετράτε, μετρήστε πρώτα τα ράφια που δεν αγγίζει ο πελάτης εκείνη την ώρα, ή τις ώρες που το κατάστημα έχει λίγη κίνηση.

Μια διαφορά είναι πληροφορία. Αν το ίδιο προϊόν λείπει ξανά και ξανά, κάτι συμβαίνει στη διαδρομή του: λάθος παραλαβή, πώληση χωρίς καταχώριση, φθορά που δεν γράφεται. Κρατήστε ιστορικό και κοιτάξτε το κάθε λίγους μήνες.

Ένα αρνητικό απόθεμα, όταν τα βιβλία λένε ότι έχετε λιγότερο από μηδέν, σημαίνει σχεδόν πάντα ότι πουλήθηκε κάτι από ράφι που είχε μετρηθεί λάθος. Είναι το πιο καθαρό σήμα ότι εκείνο το σημείο θέλει μέτρηση.

Στο Stoa η απογραφή γίνεται από το κινητό. Σαρώνετε το barcode με την κάμερα, γράφετε πόσα βρήκατε, και η μέτρηση καταχωρίζεται για ένα σημείο, το κατάστημα ή την αποθήκη. Δεν χρειάζεται να καλύψει όλο το σημείο: ό,τι δεν μετρήθηκε μένει ως έχει και φαίνεται ως μη μετρημένο, όχι ως μηδέν.

Το Stoa υπολογίζει μόνο του τη διαφορά από το απόθεμα εκείνης της στιγμής και την καταγράφει ως κίνηση με αιτία. Η μέτρηση αποθηκεύεται ολόκληρη ή καθόλου, και όποιο σημείο έχει αρνητικό απόθεμα ξεχωρίζει στην οθόνη αποθέματος.